Solo alcuni dei vantaggi della dematerializzazione

Vantaggi Dematerializzazione

La dematerializzazione è quella particolare attività informatica che prevede la realizzazione di documenti solamente in formato elettronico. Il processo di dematerializzazione porta con sé tutta una serie di vantaggi, consentendo anche a chi redige i documenti stessi di sveltire ulteriormente le pratiche in questione.

In primo luogo, un vantaggio derivante dall’attività di dematerializzazione è l’abbattimento dei costi dell’operazione. Produrre e salvaguardare un documento in formato elettronico comporta una spesa assai più ridotta rispetto a quanto già avviene con i documenti cartacei: senza entrare eccessivamente nel dettaglio, è sufficiente tenere a mente che la carta sulla quale si produce il documento ha un determinato costo, così come ha un costo non indifferente l’inchiostro per produrlo e per mandarlo in stampa; e che dire della conservazione del documento? Mantenerlo all’interno di un archivio significa avere spazio (e dunque denaro) per conservare “per sempre” il cartaceo.

Con la dematerializzazione, invece, diviene tutto più semplice. Per fare un esempio, il documento potrà essere realizzato su PC, salvato e archiviato all’interno di una cartella specifica e replicato quante volte si vuole, il tutto praticamente senza alcun costo (approfondisci su https://www.savinosolution.com i dettagli sulla conservazione sostitutiva?

In secondo luogo, un vantaggio notevole derivante dall’attuazione del processo di dematerializzazione riguarda l’aumento della trasparenza dei documenti. Essendo creato attraverso l’utilizzo di un dispositivo elettronico, risulterà sempre possibile per qualsiasi utente risalire al creatore del documento analizzato, consentendo quindi di ricavare da esso tutte le informazioni necessarie a un’eventuale identificazione del soggetto incaricato di redigere l’elaborato preso in considerazione.

Altro vantaggio considerevole legato alla dematerializzazione è la velocità con la quale il documento elettronico può essere creato e al contempo essere condiviso. Se un tempo era necessario scrivere a penna, battere a macchina o scrivere su PC e stampare in formato cartaceo, oggi è possibile creare file digitali e… basta.

La dematerializzazione non prevede affatto che il documento creato debba essere necessariamente stampato, proprio per evitare di andare a incidere sui costi del mantenimento dell’elaborato e su tutti i vantaggi sinora descritti.

Dal punto di vista della sola creazione del file, scrivere su PC o su qualsiasi altro dispositivo elettronico è un processo certamente più rapido e pratico rispetto alla stesura di un documento con carta e penna; per quanto riguarda la condivisione del documento, invece, vale nuovamente il discorso portato avanti a proposito della rapidità.

Con la dematerializzazione e il progresso delle telecomunicazioni oggi è possibile inviare e ricevere file ad una velocità impressionante, senza dover quindi riprodurre in formato cartaceo il documento in maniera tale da ottenerne una copia. Attraverso il PC, infatti, è possibile creare all’istante e all’infinito copie dei singoli file, rendendo di fatto inutile spendere denaro per un’eventuale fotocopiatura.

Quindi come puoi ben capire i documenti digitali e la dematerializzazione sono fondamentali per poter convertire il vecchio mondo in un mondo nuovo che ha come finalità quello di risparmiare e migliore la qualità e la conservazione dei documenti sia per quelli già esistenti sia per quelli nuovi, ovvero nati già sotto forma digitale senza aver subito trasformazioni.

In questo modo anche se non ti piace la pubblicità che è stata inserita nella buca della posta puoi cestinarla senza sprecare foglio magari se qualcuno ti ha scritto perché ha voluto mandarti un messaggio per farsi sentire, puoi far mandare il messaggio per via telematica, riducendo così non solo i costi che in questo caso risultano essere relativi, ma in maniera digitale minimizzi in modo particolare il tempo.

I documenti digitali comprendono fatti, atti o dati al livello giuridico, ad esempio quando metti la firma digitale attraverso una tavoletta che spesso trovi sicuramente nelle farmacie, alle poste, o alle banche ha valore giuridico che attraverso due chiavi ossia privata o pubblica il responsabile può controllare il documento se è autentico e così provvedere alla convalidazione.